Die automatisierte Umwandlung von Sprache in Text wird in Unternehmen immer häufiger eingesetzt etwa zur Dokumentation von Meetings, Kundengesprächen oder Interviews. Gleichzeitig wirft diese Praxis wichtige datenschutz- und strafrechtliche Fragen auf.
In ihrem „Kurzpapier Nr. 4 – Gesprächstranskription“ gibt die Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit (GDD) einen Überblick über die rechtlichen Rahmenbedingungen für Gesprächstranskriptionen.
Transkription als Verarbeitung personenbezogener Daten
Bereits die Aufzeichnung eines Gesprächs stellt eine Verarbeitung personenbezogener Daten dar. Zusätzlich ist sie strafrechtlich relevant: Das unbefugte Aufnehmen des nichtöffentlich gesprochenen Wortes ist nach §201 Strafgesetzbuch (StGB) grundsätzlich verboten. Unternehmen müssen daher vor der Nutzung entsprechender Technologien klare rechtliche Voraussetzungen schaffen.
Einwilligung als zentrale Rechtsgrundlage
Nach Einschätzung der GDD ist in der Praxis meist die Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die tragfähigste Rechtsgrundlage. Diese muss freiwillig, informiert und jederzeit widerruflich sein. Im Beschäftigungskontext kann aufgrund möglicher Abhängigkeitsverhältnisse eine Betriebsvereinbarung eine geeignete Grundlage darstellen. Andere Rechtsgrundlagen, etwa Vertragserfüllung oder berechtigtes Interesse, kommen zwar grundsätzlich in Betracht, spielen in der Praxis jedoch häufig eine untergeordnete Rolle.
Transparenz und technische Schutzmaßnahmen
Unternehmen sind verpflichtet, Betroffene umfassend zu informieren, insbesondere über
- den Zweck der Transkription,
- den Umfang der Datenverarbeitung,
- die Speicherdauer sowie
- mögliche Empfänger der Daten.
Darüber hinaus sollten klare Löschkonzepte etabliert und geeignete technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt werden. Dazu zählen unter anderem Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung sowie bei cloudbasierten Lösungen außerhalb der EU geeignete Garantien wie Standardvertragsklauseln.
Besonderheiten beim Einsatz von KI
Werden Transkriptionen durch KI-Systeme mit erweiterten Analysefunktionen (z. B. Emotionserkennung oder Gesprächsanalyse) ergänzt, können zusätzlich Anforderungen der EU-KI-Verordnung relevant werden.
Zusammenfassung
Für Unternehmen bleibt eine klar dokumentierte Einwilligung der betroffenen Personen der rechtlich sicherste Weg, um Gesprächstranskriptionen einzusetzen. Ergänzt durch transparente Information sowie geeignete organisatorische und technische Schutzmaßnahmen lässt sich die Technologie datenschutzkonform nutzen.
Download Kurzpapier Nr. 4 – Gesprächstranskription:
https://www.gdd.de/wp-content/uploads/2026/01/GDD-Kurzpapier-4-Gespraechstranskription.pdf
