Datenschutz mit der neuen Version von Microsoft Outlook

Seit August führt Microsoft mit dem Update auf Windows 11 24H2 das neue Outlook ein – eine Plattform, die Anwendungen wie Windows Mail und den Kalender ersetzen soll. Diese Umstellung birgt erhebliche datenschutzrechtliche Herausforderungen, da alle E-Mails und Anmeldedaten über Microsoft-Server laufen. Dies gilt auch für Nutzer, deren Postfach bisher nicht bei Microsoft gehostet war, was neue Pflichten nach sich zieht.

Wichtige Datenschutz-Aspekte Besonders relevant für Unternehmen und Datenschutzverantwortliche: Viele zentrale Datenschutzfunktionen wie das Trust Center fehlen in der neuen Version. Zudem unterstützt das neue Outlook aktuell nur Exchange Online – ein potenzielles Problem für Nutzer, die lokale Exchange-Postfächer betreiben. Auch die Einbindung von speziellen Erweiterungen oder Sicherheitslösungen muss getestet werden, um die Kompatibilität sicherzustellen.

Handlungsbedarf für Unternehmen Das klassische Outlook bleibt voraussichtlich bis 2029 verfügbar, aber Unternehmen sollten sich frühzeitig Gedanken machen, ob und wie sie den Wechsel auf das neue Outlook angehen – insbesondere, um Datenschutzfragen im Voraus zu klären. IT- und Datenschutzabteilungen stehen vor der Aufgabe, diese Umstellung sicher zu begleiten und gegebenenfalls Maßnahmen wie das Blockieren des neuen Outlooks zu prüfen.

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