Microsoft hat im November 2025 neue Dokumentations- und Compliance-Hilfen vorgestellt, die Unternehmen bei der datenschutzkonformen Nutzung von Microsoft 365, Copilot und weiteren Cloud- und KI-Diensten unterstützen sollen. Ziel ist es, insbesondere die Rechenschaftspflichten nach der DSGVO praxisnah zu erleichtern.
Kernbestandteile der neuen Materialien sind unter anderem ein sogenanntes M365-Kit mit Vorlagen und Mustertexten für zentrale DSGVO-Dokumentationen, etwa Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten, Rechtsgrundlagen oder Datenschutzhinweise. Ergänzt wird dies durch ein überarbeitetes Cloud Compendium, das häufige Datenschutz- und Compliance-Fragen zu Cloud-Diensten wie Copilot oder Azure aufgreift und die rechtlichen Bezüge transparent darstellt. Zudem stellt Microsoft anpassbare Vorlagen für Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) bereit, um risikobehaftete Verarbeitungsszenarien standardisiert zu bewerten und zu dokumentieren.
Microsoft betont, die Materialien seien in Zusammenarbeit mit Datenschutzaufsichtsbehörden – unter anderem aus Bayern und Hessen – entwickelt worden. Sie sollen insbesondere im KI- und Cloud-Kontext dabei helfen, DSGVO-Konformität nachvollziehbar nachzuweisen.
Für Datenschutz-Verantwortliche bieten die neuen Tools eine hilfreiche Grundlage, um Dokumentations- und Nachweispflichten im Umgang mit Microsoft-Cloud-Diensten effizienter zu erfüllen. Sie können die Strukturierung von Verarbeitungstätigkeiten unterstützen, DSFA-Prozesse vereinheitlichen und die Argumentation gegenüber Aufsichtsbehörden erleichtern. Gleichwohl ersetzen die Vorlagen keine individuelle datenschutzrechtliche Bewertung der konkreten Einsatzszenarien, sondern sollten als Bestandteil einer umfassenden Cloud-Governance- und Compliance-Strategie verstanden werden.
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