Datenschutz beginnt im Arbeitsalltag. Auch ein scheinbar einfacher Dienstplan enthält personenbezogene Daten. Welche Informationen zulässig sind und worauf Unternehmen beim Aushang oder der digitalen Bereitstellung achten sollten, lesen Sie in unserem heutigen Newsletter.
Dienstpläne richtig aushängen
Dienstpläne gehören in vielen Unternehmen und Betrieben zum Arbeitsalltag. Da sie Vornamen, Nachnamen, Arbeitszeiten und Schichteinteilungen enthalten, handelt es sich um personenbezogene Daten. Entsprechend müssen beim Aushang oder der digitalen Bereitstellung die Vorgaben der DSGVO beachtet werden.
Was gehört in einen Dienstplan?
Ein Dienstplan sollte sich auf die Informationen beschränken, die für die Organisation des Arbeitsablaufs erforderlich sind. Dazu zählen insbesondere:
- Vor- und Nachname der Beschäftigten
- Datum sowie Beginn und Ende der jeweiligen Arbeitszeit
- Gegebenenfalls notwendige Vertretungsregelungen
Welche Angaben sollten vermieden werden?
Nicht erforderlich, und damit in der Regel unzulässig, sind Informationen über den Grund einer Abwesenheit. Angaben wie „krank“, „Kind krank“, „Kur“, „Sonderurlaub“ oder auch „Urlaub“ haben auf einem öffentlich einsehbaren Dienstplan grundsätzlich nichts zu suchen (Kennzeichnung als „abwesend“ möglich). Hier gilt der Grundsatz der Datenminimierung.
Wer darf den Dienstplan sehen?
Ein Dienstplan sollte nur den Personen zugänglich sein, die ihn für ihre Arbeit benötigen. Aushänge in Bereichen, die auch Kunden, Besucher, Lieferanten, Patienten oder andere externe Personen einsehen können, sind zu vermeiden. Bei digitalen Dienstplänen sollten geeignete Zugriffsberechtigungen eingerichtet werden.
Mitbestimmung des Betriebsrats
Besteht ein Betriebsrat, sind bei der Einführung oder Änderung von Regelungen zur Dienstplanung regelmäßig auch dessen Mitbestimmungsrechte zu beachten. Dies gilt insbesondere dann, wenn der Dienstplan Auswirkungen auf die Verteilung der Arbeitszeit oder den Einsatz technischer Systeme zur Dienstplanung hat. Eine frühzeitige Einbindung des Betriebsrats kann helfen, rechtliche Unsicherheiten zu vermeiden
Vorsicht bei Fotos und Kopien
Fotografierte oder kopierte Dienstpläne lassen sich kaum kontrollieren und können schnell in falsche Hände geraten. Unternehmen und Betriebe sollten daher klare Regelungen zum Umgang mit Dienstplänen treffen und, wenn möglich, auf digitale Lösungen mit individuellen Zugriffsrechten setzen.
Praxistipp
Prüfen Sie regelmäßig, welche Informationen tatsächlich für die Dienstplanung erforderlich sind. Weniger Daten bedeuten nicht nur mehr Datenschutz, sondern reduzieren auch das Risiko von Datenschutzverstößen. Ein schlank gestalteter Dienstplan, der nur berechtigten Personen zugänglich ist, erfüllt in den meisten Fällen sowohl organisatorische als auch datenschutzrechtliche Anforderungen.
Je weniger personenbezogene Daten ein Dienstplan enthält und je kleiner der Kreis der Zugriffsberechtigten ist, desto geringer ist das datenschutzrechtliche Risiko. Mit unserer Checkliste können Sie schnell prüfen, ob Ihre Dienstplanung datenschutzfreundlich gestaltet ist und die organisatorischen Anforderungen mit den Vorgaben der DSGVO in Einklang bringt.
Checkliste: Datenschutzkonforme Dienstpläne
✓Zweck festgelegt
- Ist klar definiert, warum der Dienstplan erstellt und veröffentlicht wird?
✓Datenminimierung beachten
- Enthält der Dienstplan nur die für die Einsatzplanung erforderlichen Informationen
(z. B. Name, Schicht, Arbeitszeit)? - Werden unnötige Angaben vermieden?
✓Keine sensiblen Abwesenheitsgründe
- Werden Gründe wie „krank“, „Kind krank“, „Kur“ oder ähnliche Angaben nicht aufgeführt?
- Werden Abwesenheiten, sofern erforderlich, neutral gekennzeichnet (z. B. „abwesend“ oder durch eine interne Kennzeichnung)?
✓Zugriffsberechtigung geprüft
- Haben nur die Beschäftigten Zugriff, die den Dienstplan für ihre Arbeit benötigen?
- Ist ausgeschlossen, dass Kunden, Besucher oder andere unbefugte Personen den Dienstplan einsehen können?
✓Sichere Bereitstellung
- Werden digitale Dienstpläne nur über geschützte Systeme mit passenden Berechtigungen bereitgestellt?
- Werden Papierdienstpläne nach Ablauf ihrer Gültigkeit entfernt oder datenschutzgerecht entsorgt?
✓Umgang mit Fotos und Kopien geregelt
- Gibt es interne Regelungen zum Fotografieren oder Weitergeben von Dienstplänen?
- Sind Beschäftigte für den vertraulichen Umgang mit den Informationen sensibilisiert?
✓Mitbestimmung berücksichtigt
- Wurde, sofern ein Betriebsrat besteht, geprüft, ob dessen Mitbestimmungsrechte nach § 87 BetrVG betroffen sind?
✓Verantwortlichkeiten festgelegt
- Ist klar geregelt, wer Dienstpläne erstellt, veröffentlicht, aktualisiert und wieder entfernt?
Für Rückfragen sowie zur weiteren Unterstützung stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.
