Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) hat Anfang 2026 ihren FAQ-Katalog zur digitalen Aufbewahrung aktualisiert. Der Katalog behandelt die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten nach HGB, AO und GoBD und geht dabei auch auf datenschutzrechtliche Fragen ein. Für Unternehmen ist das wichtig, weil digitale Archivierung nicht nur technisch, sondern auch rechtlich sauber organisiert sein muss.
1. Aufbewahrungsfristen richtig einordnen
Die Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich je nach Art der Unterlage. Jahresabschlüsse und Handelsbücher müssen grundsätzlich zehn Jahre aufbewahrt werden. Für Buchungsbelege und Rechnungen gilt seit 2025 eine Frist von acht Jahren. Sonstige Unterlagen sind in der Regel sechs Jahre aufzubewahren.
Die BStBK empfiehlt aus Gründen der Rechtssicherheit jedoch, häufig eine einheitliche Aufbewahrungsfrist von mindestens zehn Jahren anzuwenden. Hintergrund sind unter anderem steuerstrafrechtliche Entlastungsmöglichkeiten und Anforderungen aus dem Fördermittelrecht. Zudem können Anlauf- und Ablaufhemmungen nach §§ 170, 171 AO dazu führen, dass sich Fristen deutlich verlängern.
2. Originalform beachten
Bei der digitalen Archivierung kommt es darauf an, in welcher Form ein Dokument ursprünglich erstellt wurde. Jahresabschlüsse, die von Anfang an elektronisch erstellt und qualifiziert elektronisch signiert wurden, sind als digitales Original aufzubewahren.
Wurden Jahresabschlüsse dagegen in Papierform erstellt, muss das Papieroriginal erhalten bleiben. Ein ersetzendes Scannen ist hier nicht zulässig. Andere Unterlagen können hingegen GoBD-konform digitalisiert und elektronisch aufbewahrt werden.
3. Elektronische Signaturen und Beweiskraft
Die eIDAS-Verordnung unterscheidet zwischen verschiedenen Arten elektronischer Signaturen. Diese haben unterschiedliche Beweiskraft. Besonders relevant ist die qualifizierte elektronische Signatur, da sie der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt ist.
Für Unternehmen bedeutet das: Bei digital erstellten Originaldokumenten sollte nachvollziehbar dokumentiert sein, welche Signaturform verwendet wurde und wie die Echtheit und Integrität des Dokuments erhalten bleiben.
4. Datenschutz bei Aufbewahrung und Löschung
Der FAQ-Katalog der BStBK weist ausdrücklich auf die Schnittstelle zur DSGVO hin. Das Prinzip der Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO steht dabei den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gegenüber. Diese können eine Rechtsgrundlage für die Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO darstellen.
Trotzdem sollten Daten nicht ungeprüft dauerhaft gespeichert werden. Vor Löschungen ist eine organisatorische Freigabe erforderlich. Automatisierte Löschungen allein nach Fristablauf sind ohne vorherige Prüfung problematisch.
5. Betriebsprüfung: Zugriff begrenzen
Auch bei Betriebsprüfungen müssen Datenschutzanforderungen beachtet werden. Datenzugriffe sollten inhaltlich und zeitlich auf das notwendige Maß begrenzt werden.
Nicht prüfungsrelevante personenbezogene Daten sollten geschützt werden, etwa durch geeignete Zugriffsbeschränkungen oder digitales Schwärzen. So lässt sich vermeiden, dass mehr personenbezogene Informationen offengelegt werden, als für die Prüfung erforderlich ist.
6. Drittlandanbieter sorgfältig prüfen
Wer Steuerunterlagen bei externen Dienstleistern speichert oder verarbeitet, sollte besonders auf den Standort der Datenverarbeitung achten. Bei Anbietern außerhalb der EU beziehungsweise des EWR gelten die Anforderungen für Drittlandübermittlungen nach Kapitel 5 DSGVO.
Nach der Schrems-II-Entscheidung des EuGH bleibt eine Einzelfallprüfung erforderlich. Unternehmen müssen also prüfen, ob im konkreten Fall ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist.
Fazit: Die aktualisierten Hinweise der BStBK zeigen, Digitale Aufbewahrung von Steuerunterlagen erfordert mehr als ein elektronisches Archiv. Unternehmen sollten Aufbewahrungsfristen, Originalform, Signaturen, Löschprozesse, Zugriffsrechte und eingesetzte Dienstleister gemeinsam betrachten. So lassen sich steuerliche Pflichten und Datenschutzanforderungen rechtssicher miteinander verbinden.
Download der FAQs der Bundessteuerberaterkammer:
https://kurzlinks.de/pvlu
